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〜帳簿書類の整理保存状態を見直す〜
企業活動に応じて作成されるさまざまな帳簿書類。こうした書類等の整理保存は法律でも義務づけられていますが、忙しいとついおろそかになりがちです。年末を控えて、帳簿書類の状態を見直しておきましょう。
T帳簿書類の「整理保存」とは
帳簿書類の整理保存とは、帳簿書類などを単に保管しているということだけではなく、必要な帳簿書類などをいつでも速やかに取り出すことができる状況にしていることをいいます。このことは、税法で要求されているからというだけでなく、経営管理の効率化を図る上でも重要です。
U整理保存していないことによる不都合
帳簿書類などをきちんと整理保存していないと、次のような事態が考えられます。
@経営上の重要データ(帳簿書類等)がなく経営計画の策定などに支障をきたす
A重要な証拠資料である帳簿書類等がないと、税務調査などで適法性を説明できず、更 正・決定がなされることもある
B「帳簿および請求書等」が整理保存されていないと、消費税の仕入税額控除が受けら れないこともある
C帳簿書類の備え付け、記録または保存が法令に従って行われていないと青色申告の取 消し対象になる
V何をいつまで保存すればいいのか
企業には、法律で保存期間が定められている書類や、法律で定められていなくてもその重要性から保存しておくべき書類があります。法人の場合、7年間の保存が義務づけられています(表1参照)。保存場所は、納税地(通常は本店所在地)または支社、営業所と税法で決められています。
<表1:帳簿書類の税務上の保存期間>
*消費税法では、仕入税額控除を受けるためには、帳簿および請求書等の両方を7年間保存しなけ ればりません。ただし6年目および7年目については、帳簿または請求書等のいずれかの保存で よいことになっています。
《「貸借対照表」などは10年間保存です》
商法では、「商業帳簿および営業に関する重要書類」(貸借対照表や損益計算書など)は10年間保存しなければなりません。また株主総会議事録や取締役会議事録も10年間保存です。(来年5月以後施行予定の新「会社法」等でも同様の内容が規定されています)
※この他電子帳簿保存に関する法律もあります。
詳しくは会計事務所までご相談下さい
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